Priorizando el backlog: las FAQs más habituales (IV parte)

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priorizando el backlog: las FAQs más habituales

Vamos con la última entrega de la serie La Buena Priorización.

Quizás te hayan asaltado preguntas, pensamientos y situaciones entorno a cómo priorizar de forma adecuada en el día a día de un Product Owner. He tratado de reunir esas posibles preguntas.

Mi jefe me cambia las prioridades constantemente

La primera pregunta que surge aquí es: ¿quién es el dueño del producto?

Las decisiones sobre el producto las debe tomar el experto en ese producto, es decir, vosotros como PMs. De otra forma, ¿para qué estáis ahí?

En este caso, existe un problema en la comunicación con tu responsable, en la dinámica que mantenéis y en la ausencia de límites claros o explícitos sobre las responsabilidades del rol de cada uno.

Un buen accionable en este punto es sentaros con vuestro responsable para tratar de llegar a acuerdos en los que los dos os sintáis cómodos.

Por ejemplo: por mi parte como PM, voy a tratar de tenerte al tanto y hacerte más visible el backlogs de funcionalidades del producto y el sistema de priorización que uso para respaldar ese orden; por mi parte, como tu responsable voy a trasladarte siempre de forma clara los objetivos de compañía, de negocio, y las decisiones que se toman desde dirección para que los tengas en cuenta en tu priorización.

Pues a mí las prioridades me vienen dadas

¡Cuestiónalas! ¿Quién mejor que vosotros conoce vuestro producto? ¿Cuál es el origen de esas prioridades y su contexto? ¿Qué valor aportan al cliente frente a estas otras funcionalidades que yo considero relevantes y prioritarias?

Me suena a una clara apatía por indefensión aprendida y a profecía autocumplida.

Sentiros dueños de vuestro producto de verdad, no de boquilla.

Cuando esto pase no dejarás que nadie te diga cómo educar a tu hijx, no dejarás que nadie cambie los ingredientes de tu receta, al menos sin cuestionarlo hasta entender perfectamente la necesidad, contexto y valor.

Si estás en esta situación, investiga dónde y quién toma esas decisiones sobre las prioridades. Probablemente, no se trate sólo de tu producto y sea un foro donde se trabajan otras prioridades.

Trata de participar en ese foro al menos como oyente. Trata de estar presente cuando se toman esas decisiones y lo que es más importante (y más difícil), si no estás de acuerdo, ¡cuestiónalas! Que tu voz se oiga.

Podéis investigar en este punto los estudios de Solomon Asch y sus experimentos sobre la conformidad con las reglas del grupo. ¡Revolución!

No tengo claro cuáles son los objetivos

Es muy común encontrarse haciendo una receta sin saber muy bien para qué. Me dicen que prepare esto y yo lo hago, haciendo un símil con los conceptos de Marty Cagan, en formato Mercenario. Pasemos a un formato Misionario, con uno o dos litros de proactividad concentrada.

Definir los objetivos que giran ahora mismo en torno al producto, al menos como una aproximación, es un primer paso. Con esto, en un segundo paso tenemos: hablar con las personas encargadas de transmitir objetivos y presentar las conclusiones extraídas para que entiendan la situación.

Si no existe un modelo claro de objetivos a ningún nivel, puedes proponer trabajar uno a nivel de compañía como puede ser el modelo de OKR.

Nunca lo tengo claro y otros acaban tomando la decisión por mí

La inseguridad es otro factor de inestabilidad en la toma de decisiones que rodean a la buena priorización.

Los ítems a priorizar no están del todo claros, bien sea por falta de refinamiento o bien por son ideas muy vagas con sólo un como-quiero-para.

Puede que acudáis a vuestro entorno y de repente os veis haciendo reuniones periódicas con un equipo de negocio para decidir las priorizaciones.

Colaborar a la hora de priorizar es bueno, escuchar a todas las partes antes de tomar una decisión es sano, que otros decidan sobre qué funcionalidad ofrecer primero a vuestros clientes a través de vuestro producto es malo.

La inseguridad lleva a al conformismo, el conformismo lleva a la apatía, la apatía lleva al lado oscuro joven padawan. La Estrella Michelín os espera, la buena priorización está a vuestro alcance.

Tomad la iniciativa y priorizad con seguridad, tened en cuenta todos los datos posibles y todas las opiniones para desarriesgar, pero recordad que las opiniones son como los culos, todo el mundo tiene uno.

Creo que no estoy priorizando bien

Aquí entran en juego las creencias limitantes que nos pueden llevar a la FAQ anterior. Os habéis despojado de las inseguridades, habéis decidido y priorizado pero, ¿ahora qué? ¿Estaré bien priorizado? ¿Lo habré hecho correctamente.

Nuestro modelo de vida y de educación nos ha rodeado de patrones, guiones, pautas que seguir y millones de fórmulas para saber si por aquí voy bien o voy mal, como semáforos.

En ocasiones no tenemos la seguridad ni la certeza de estar haciéndolo correctamente y, siento decirlo, tenemos que vivir con ello.

Podemos desarriesgar al máximo, tener en cuenta todas las opiniones, preguntar a nuestro cliente, decidir en base a datos, usar cien frameworks de priorización y aún así nada de esto nos asegurará que hemos priorizado correctamente.

Tened en cuenta en este punto que la decisión correcta es la decisión tomada. Y en base a esto: prueba, falla, aprende, ilusiónate y vuelve a intentarlo.

Mi equipo nunca comparte mis prioridades, siempre discutimos y se enfadan con mis decisiones

La comunicación con el equipo de producto es fundamental, este tipo de afirmaciones revelan problemas de confianza y transparencia.

También puede existir un problema de burnout y habría que investigar las métricas de equipo y las retros para llegar a la causa raíz del problema y la necesidad primordial.

Plantearnos varias cuestiones: ¿estáis trasladando bien la necesidad de las funcionalidades, los objetivos y con el suficiente tiempo al equipo? ¿Hacéis varios refinamientos? ¿Basáis vuestras decisiones en datos y en vuestros clientes?

Validad con el equipo si los canales de comunicación están funcionando correctamente y si la información de cada ítem se entiende de la forma que se quiere trasladar.

Es importante tener en cuenta la opinión del equipo, al mismo tiempo, si tras hacer todas las comprobaciones básicas seguimos teniendo dificultades habría que seguir profundizando en la causa raíz.

Siempre acaba llegando el HIPPO de turno y lo cambia todo

Todos tenemos HIPPOs (highest paid person's opinion) en nuestro entorno, más cuando trabajamos en organizaciones grandes, personas que entran en una sala y con cada paso roba el aliento de la audiencia, como un dementor.

Vuestra priorización es sólida e inquebrantable como el adamtium, pero llega este hippo y con la contundencia de su voz quiebra vuestra priorización.

Quizá, y sólo quizá, lo que se ha quebrado es nuestra confianza y no somos capaces de rebatir en esta circunstancia. Lo mejor en esta situación, si no te sale la voz que hablen los datos.

Que la solidez de vuestra priorización caiga por su propio peso y sea irrefutable, hasta el punto que ir en contra de este orden sea ir en contra de atributos como el valor para el usuario, el esfuerzo, el timing, etc.

Esto es idílico, lo sé, ni tenemos un escudo, ni un traje de metal, ni el poder de un dios nórdico, al mismo tiempo es un aspiracional que tiene que empujarnos a la excelencia en nuestra buena priorización.

Mi jefe siempre habla de lo que cree más importante

Creencias, creencias y más creencias. Incluso personas con cargos de responsabilidad que llegan a decir "esto se hace así porque siempre se ha hecho así", o "hacemos esto porque conozco a mi cliente y esto es lo que quiere".

Ojo con esto, que es complicado de sortear. No hace mucho me recomendaron preguntar con la inocencia de un niño. Por ejemplo, si entras en un producto tipo app y tiene una valoración muy mala en el market, con comentarios de esos que dan vergüenza ajena, y le preguntas a los responsables:

"¿Qué opináis de vuestra app, cómo valorarías de 1 a 5? ¿Sabéis cómo la están valorando vuestros clientes? ¿Habéis visto alguna vez qué opinan vuestros clientes?".

Preguntando con inocencia y ánimo constructivo puedes hacer entender a los responsables que están completamente desconectados de sus clientes o tienen sesgo del superviviente. Invitad a vuestros responsables a cambiar los "creo que" por "los datos me dicen", "nuestros clientes nos dicen".

En mi empresa hay muchos departamentos y siempre llega alguna urgencia que desplaza mi prioridad

Esta es la situación más común que cabe esperar. Llega Marketing con una campaña de última hora con deadline, llega Legal con nuevo disclaimer que hay que colocar para dar respuesta a quejas/denuncias de clientes, llega Seguridad con un nuevo protocolo que han implementado para hacer cifrados AES Tinanium Pro Ultimate 2050, llega el amigo GDPR con la vara porque en alguno de los checks faltaba una coma, etc.

El pan nuestro de cada día. Cuando llegan ya es tarde, sólo nos queda aceptar, tratar de contener el impacto y tratar de realizar el mínimo número de cambios de alcance. Lo que es importante en este punto es educar a nuestros stakeholders para que nos involucren antes en esas eventualidades, que con más tiempo se pueden gestionar siempre de otra forma.

En otra vida, en el equipo de producto teníamos reglas estrictas sobre los cambios durante los sprints en desarrollo, estaban blindados, no se cambiaba nada una vez se planificaba, todos lo sabíamos y cumplíamos.

¿Se intenta cambiar? Siempre, a un stakeholder no le puede pedir que deje de luchar por lo suyo, es justo y necesario para que todos estamos que lo que se planifica se blinda.

Nunca he tenido claro qué herramienta usar en mi caso

Es cierto que hay multitud de herramientas para priorizar (yo he estado tentado de inventar una nueva) y realmente ninguna te asegura que funcione al cien por cien.

Depende del contexto, la idiosincrasia de la empresa, la madurez del equipo (aquí una herramienta para medirla), del cliente, las necesidades de todos.

El artículo de Andrew Quan es un muy buen punto por donde empezar, de hecho propone empezar por estas preguntas:

¿De cuánto tiempo dispongo para tomar decisiones sobre priorización? ¿Puedo interactuar con los usuarios finales en detalle para validar scoring inputs? ¿Dispongo de más datos cuantitativos? ¿Mi equipo tiene cultura del dato a la hora de tomar decisiones?

En base a las respuestas el modelo de Andrew Quan propone un framework y otro. Es importante tener en cuenta que elegir un modelo no nos ata, podemos cambiar, probar otros, y en este sentido os invito a elegir varios y hacer pruebas.

 

Seguro que existen múltiples escenarios y múltiples respuestas posibles para cada escenario. Os invito a buscarme por redes sociales y compartir debates constructivos sólo por el simple y puro placer de aprender y sumar al otro. ¿Qué opináis?

Para aprender más: descarga el libro Agile Product Management

 

Foto de Barney Yau en Unsplash

Publicado el 15 feb 2022

Actualizado el 26 jun 2022

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Escrito por
Víctor Corrales
Víctor Corrales Senior Product Manager y People Manager Thiga Spain Director de Thiga Academy

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