Tout projet comporte des risques et vouloir les éradiquer totalement est certainement quelque peu naïf. Rien de pire cependant que d’agir comme s’ils n’existaient pas. Découvrez dans cet article comment un court atelier peut vous permettre d’éviter le pire à moindre coût !
Qui inviter ? Visez large ! Opérationnels, développeurs, marketing, finance, panachez les profils. Veillez cependant à ne pas dépasser la dizaine de personnes au risque de freiner la dynamique (cf. la règle de la “2 pizza team" de Jeff Bezos)
Quand l’organiser ? Comme le dit l’adage, “mieux vaut tard que jamais”. Cependant l’idéal est d’identifier ses risques en début de projet, par exemple après les toutes premières itérations de développement.
De quoi avez-vous besoin ? Une heure, un animateur, un mur, des post-its et des feutres pour tout le monde. Keep it simple.
Phase 1 : listez (5 min)
Durant cette phase de brainstorming, chaque participant note en silence les risques qu’il identifie (1 post-it par idée). Indiquez au préalable que tout ou presque est éligible: risques liés à l’organisation du projet, au métier / produit, à la technique, risques propres à la société ou à l’un des prestataires intervenants sur le projet, etc.
A l’issue de cette phase de brainstorming, chaque participant présente ses idées et les affiche au tableau.
Phase 2 : regroupez (15 min)
L’animateur regroupe alors les idées proches ou identiques et propose des intitulés synthétiques. Si l’audience les valide, inscrivez les sur des post-its qui viennent remplacer ceux issus de la première phase.
Placez les ensuite de façon verticale sur la gauche de votre mur: vous avez là la première colonne de votre tableau d’analyse des risques.
Phase 3 : qualifiez (15 min)
Cette partie doit vous permettre d’identifier les impacts sur le projet qu’auraient vos risques en cas de réalisation. Réduction du périmètre fonctionnel, go live retardé, dépassement budgétaire, les répercussions peuvent être très variées.
Les impacts qui font consensus au sein du groupe sont inscrits sur post-it et placés en face du risque dont ils découlent. Votre tableau prend forme !
Phase 4 : mesurez (10 min)
Vous me voyez sûrement venir; votre groupe a identifié une dizaine de risques et au moins autant (certainement plus) d’impacts potentiels. Comment déterminer lesquels traiter en priorité ?
Cette avant-dernière étape va vous permettre d’y voir plus clair. Pour chaque swimlane risque/impact(s), demandez aux participants:
- d’évaluer de 1 à 3 la probabilité qu’a le risque de se produire (1 : faible, 2 : moyenne, 3 : forte)
- de noter de 1 à 3 la gravité des impacts (échelle identique)
Multipliez ensuite entre elles les deux mesures et vous obtenez alors une évaluation globale de la dangerosité de chaque risque que vous renseignerez dans la 3ème colonne de votre tableau.
Vos priorités sont alors claires, concentrez vous dans la dernière phase sur les risques ayant obtenu les notes les plus élevées !
Phase 5 : Mitigez (15 min)
Les risques inhérents à un projet sont en général très difficiles à supprimer totalement. Cela étant vous pouvez dès à présent décider de plans d’actions concrets qui permettront de les réduire. Dans cette dernière phase, invitez le groupe à proposer des stratégies que vous inscrivez sur des post-its et placez dans la dernière colonne du tableau.
Si vous ne voulez pas que vos bonnes résolutions restent lettre morte, provoquez l’engagement. Le groupe doit:
- identifier la ou les personnes qui auront la responsabilité de mettre en oeuvre les décisions prises
- fixer des deadlines !
Schématiquement, c’est à cela que doit ressembler votre tableau en fin d’exercice
L’heure que vous venez de consacrer à cet atelier ne peut qu’être bénéfique à votre projet. Au mieux vous venez d’identifier un risque majeur passé jusqu’à présent sous le radar de l’équipe et avez d’ores et déjà imaginé des contre-mesures. Au pire toute l’équipe ressort avec une vision limpide des difficultés potentielles déjà connues et vous êtes à présent assurés que les dispositions nécessaires pour les éviter seront prises dans les tous prochains jours !
