Travailler en équipe distribuée c'est compliqué.Je l'ai vécu, j'ai été un Product Owner isolé et de cette expérience j'ai tiré la Théorie des cookies.
Lors de ma précédente mission j’ai été une Product Owner isolée, une Product Owner proche de son Métier mais à 1 heure de TGV de son équipe Scrum.
Lors de cette précédente mission j’ai donc fait partie d’une équipe distribuée, l’organisation d’équipe la plus difficile à mes yeux, l’organisation qui demande le plus de rigueur et le plus de communication.
La rencontre
Après de nombreux ateliers avec le Métier, un kick-off officiel par webcam fut venu le temps de rentrer dans le vif du sujet, dans le développement, dans le cœur de la relation Scrum. Les débuts furent chaotiques; échanges de mails formels, réunions téléphoniques planifiées plusieurs jours en amont. Le manque de spontanéité était un frein à l’avancement.
J’ai eu la possibilité d'aller voir physiquement l’équipe de développements dès le sprint 2 et de vérifier la Petite théorie des cookies qui consiste à prendre un train de Paris suffisamment tôt pour arriver avec une grosse boîte de cookies et partager le petit-déjeuner. Cette boîte de cookies est magique elle permet de créer des liens, de partager un moment agréable et assure une relation spontanée et efficace pour la suite des sprints.
L’entretien
Néanmoins cette boîte de cookies ne fait pas tout, elle amorce la relation mais il faut l’entretenir. Les cérémonies Scrum ont été organisées par téléphone, par visio et physiquement. Le daily scrum a été fait par téléphone chaque matin, il était l’occasion pour moi de partager ma relation avec le Métier et de transmettre ses retours, il était aussi l’occasion de mettre à jour le Kanban miroir, le board de worflow des Users Stories du besoin émis par le Métier à la validation du comportement attendu.
J’ai pris le train deux fois par mois pour une review de sprint physique, une démonstration et une planification du sprint suivant.
Au quotidien nous avons réduit la distance grâce au téléphone, un partage de planning et à une communication accrue. Nous nous sommes rendus au maximum disponibles les uns pour les autres.
L’après
La distance ne doit pas augmenter le temps de réponse à l'intérieur de l'équipe, tous les moyens doivent être mis en place pour échanger en direct (messagerie instantanée, visio, casque audio). Le contexte et les contraintes Métier doivent être appréhendés par chaque membre de l'équipe, quelque soit les kilomètres qui le séparent de l'utilisateur final.
Les outils et les pratiques doivent être communs et partagés.
Même si des milliers de kilomètres peuvent séparer les membres d'une équipe distribuée, rien ne vaut une co-localisation ponctuelle, un sprint en lieu unique, le partage d'un déjeuner, d'un café ou d'une boîte de cookies.
Cette Théorie des cookies m’a permis de vérifier le fameux postulat lillois basé sur un échange gourmand :
« Quand tu iras à Lille, des gaufres Meert tu mangeras».
Les informations pratiques
J’achète ma boîte magique chez Millie’s cookies. Après benchmark poussé avec l’équipe, ils sont les meilleurs du marché (et surtout bien meilleurs que les miens!).
Gourmandisement Votre.
Dans un prochain billet je vous donnerai mes trucs et astuces pour adapter cette théorie à un Scrum Master allergique au gluten.
